Præcis som ved en fysisk konference, er der 100-vis af elementer, der skal være styr på, for at en virtuel konference(link) bliver en succes. Måske endda flere, da deltagerne hurtigt kan blive forstyrret af andre ting på computeren. Din virtuelle konference skal være så veltilrettelagt, at dine deltagere ikke sidder og tjekker mails imens, men bliver fra start til slut!

Se eksempel på en virtuel konference, som Wecademy stod for at tilrettelægge her.

 

Men hvordan bliver min virtuelle konference en succes?

Det online format stadig for mange er relativt nyt og ukendt, og særligt ved større arrangementer, der kræver mere udstyr og teknisk ekspertise. Her kan det være en stor fordel at alliere sig med nogle, der har 100% kontrol over arrangementet og kan styre det sikkert i mål.

Det skaber stor tryghed for dig som arrangør når du ikke skal bekymre dig om teknikken til din virtuelle konference.

Du kan også selv give dig i kast med at afholde din virtuelle konference. Læs her nogle af vores tips til at komme godt i mål med dit næste online arrangement.

 

Hvad tager Wecademy sig af?

Vi har mange års erfaring med at planlægge og afvikle virtuelle konferencer og ved, at hvert arrangement er forskelligt. Derfor starter samarbejdet altid med et indledende møde med en af vores projektledere, hvor vi hører om dine tanker og i fællesskab finder ud af et passende format for konferencen.

Efter det indledende møde og alt efter hvor lang tid der er til selve dagen, begynder vi tilrettelæggelsesprocessen. Her er der særlig fokus på planlægning, program, deltagere og interaktion.

 

Planlægningen af en virtuel konference

Til en konference er der ofte mange involverede parter, både eksterne og interne, og det kan hurtigt blive en forvirrende proces med en masse kommunikation frem og tilbage. Derfor får du 1 dedikeret projektleder fra Wecademy, der står for at samle alle trådene og den fælles information, der skal ud til de involverede parter. Dette omhandler blandt andet information omkring platform, teknik og helt lavpraktisk som tidspunkt og hvornår den enkelte oplægsholder skal være på.

 

Programmet for dagen

Du behøves ikke have et færdigt program, når du henvender dig. Konferencen kan sagtens stadig være på tegnebrættet.

Under alle omstændigheder har du sikkert gjort dig nogle indledende tanker omkring programmet og måske også formatet. I denne fase hjælper vi med at spore den virtuelle konference ind på det korrekte spor for den målgruppe arrangementet skal henvende sig til. Dette indebærer blandt andet valg af platform og produktionssted.

De forskellige platforme kan noget forskelligt. Platforme som Teams og Zoom fokuserer meget på interaktionen med deltagerne og tillader, at alle kan tænde for mikrofon og kamera, hvis de får tilladelse til det. Platforme som YouTube og Vimeo tillader højere billede og lydkvalitet, men her kan deltagerne som udgangspunkt kun chatte, medmindre andet software bliver taget i brug. Vi har licenser til alle de populære platforme og kan hjælpe dig med at vælge den korrekte, til din konference.

Selve produktionsstedet kan også være afgørende for, hvad det er for et slutprodukt, du sender ud til deltagerne. Her er internettet selvfølgelig alfa og omega for, at du kan sende din virtuelle konference ud til deltagerne. Men andre ting, som opsætningen og brugen af visuelle effekter, kan gøre en stor forskel på den anden side af skærmen. Se eksempelvis her, hvordan vi forvandlede et standard klasseværelse, til en minijungle, i forbindelse med en livestreaming for Københavns Universitet, ved brug af simple rekvisitter, der allerede var tilstede på skolen.

Da Wecademy ankom til lokalet

Under selve livestreamingen

Hvad skal deltagerne i løbet af en virtuel konference?

Vi er store fortalere for, at deltagerne får en aktiv rolle i en virtuel konference. Det kan være længe at sidde bag ved skærmen og særligt på det online format, kæmper du imod mange andre fristelser, som eksempelvis at tjekke mails eller tjekke Teams. Derfor er det vigtigt at holde deltagerne aktiveret i løbet af din livestreaming.

 

Dette gøres med forskellige former for interaktion

Alle de populære platforme har adgang til de gængse interaktionsformer som chat og polls. Derudover findes der utallige eksterne programmer, som kan tages i brug, hvis arrangementet skal piftes endnu mere op. Wecademy har forskellige licenser til populære interaktionsredskaber som Menti, Miro osv. Men plejer at opfordre til, at bruge dem, som platformene allerede har.

Dette gør vi for brugervenlighedens skyld, da mange af disse eksterne værktøjer kræver at du enten åbner et nyt program eller bruger mobilen. Det afhænger selvfølgelig af målgruppen for konferencen, men det er oftest nemmest, hvis deltagerne bliver på den samme platform hele arrangementet igennem. Læs mere om andre former for interaktion her.

 

Men hvad skal jeg så selv gøre?

I første omgang behøves du blot have en indledende idé om, hvad du godt kunne tænke dig for en virtuel konference, så tager vi en uforpligtende snak omkring det videre forløb.

Og så skal du selvfølgelig nyde det færdige produkt og din professionelle virtuelle konference, når den bliver sendt live til alle dine deltagere!

Skriv dit navn og telefonnummer i formularen herunder, så ringer en af vores eksperter dig op til en uforpligtende samtale om din virtuelle konference. Vi glæder os til at høre fra dig.