Hvordan løfter man en virtuel konference?
Kort svar
En virtuel konference løftes af rammerne omkring indholdet: en rolig og informativ opstart før start, en vært der byder velkommen og guider teknisk, planlagte interaktioner på de rigtige tidspunkter, en tekniker der håndterer problemer i baggrunden – og en afslutning med evaluering.
Der er i dag nærmest ingen arrangementer, der ikke kan afholdes online. Konferencer, livestreaminger og hybride formater fungerer, når de bliver tilrettelagt som en oplevelse og ikke bare som et møde med mange deltagere.
Wecademy har arbejdet med online arrangementer siden 2014 og bruger den erfaring til at guide gennem planlægningen – uanset om det er en stor virtuel konference, et vigtigt møde eller et hybridt arrangement.
En god start er vigtig
Online arrangementer kan hurtigt virke upersonlige, især i minutterne hvor deltagerne logger ind. Bed derfor deltagerne møde et kvarter før start – så husker de den online 'køretid', og dem, der mod forventning oplever tekniske problemer, kan nå at få hjælp.
I ventetiden sætter vi rolig musik på og lader en præsentation køre på skærmen: dagens program, en kort video eller information om organisationen. Så er der ingen akavet stilhed, nedtællingsure eller sorte skærme med navne på.
En varm velkomst til deltagere og oplægsholdere
En vært, der byder velkommen og præsenterer dagens emne og oplægsholdere – og som ikke selv er oplægsholder – giver deltagerne en helt anden oplevelse. Det er et lille løft, der adskiller arrangementet fra mængden.
Efter velkomsten giver vi altid en kort teknisk introduktion til platformen og de vigtigste knapper. Tryghed hos deltagerne skabes både med support til dem, der har problemer, og med guidning undervejs.
De rigtige interaktioner på de rigtige tidspunkter
Interaktion er en balancegang. For lidt, og deltagerne falder fra. For meget, og det skaber irritation. Den rigtige mængde afhænger af format, længde og målgruppe.
Under selve arrangementet behøver I ikke tænke på interaktionerne. Vi opretter dem, sætter dem i gang, læser spørgsmål højt og spørger oplægsholderen ind til resultaterne. Det giver flow – og ingen stilhed, mens deltagerne stemmer.
- Afstemninger, der åbner et oplæg eller samler op til sidst
- Chat og Q&A, som værten formidler videre til oplægsholderen
- Grupperum til drøftelser på mindre konferencer
- Evaluering til sidst, mens deltagerne stadig er med
Vi tager os af de tekniske problemer
En deltager mister lyden, en præsentation driller, en video afspiller uden lyd. Wecademy har altid en tekniker tilknyttet – uanset om det er en stor virtuel konference eller et mindre online møde – som guider deltagere med problemer, uden at det forstyrrer resten af arrangementet.
Vi har desuden altid videoer og præsentationer liggende som backup. Sker der noget uventet, deler vi materialet for jer, så der ikke opstår lange pauser foran flere hundrede deltagere.
En værdig afslutning
Inden I slipper deltagerne, er en evaluering guld værd. Det er den eneste måde at få at vide, om formatet ramte rigtigt. Vi opretter evalueringen med jeres spørgsmål og sætter den i gang, så flowet holdes.
Når de afsluttende ord er sagt, sætter vi igen rolig musik på og en præsentation med de sidste informationer: kontaktoplysninger, kommende arrangementer eller andet, I vil have med.