Et professionelt online arrangement kan være en stor mundfuld
Hvordan lyder det? Måske er du en af dem, der for nylig har siddet med opgaven at lave et større online arrangement og ikke anet, hvordan du skulle gribe opgaven an? Fortvivl ikke, du er ikke den eneste, der synes, at et professionelt online arrangement lyder som en stor opgave. Og det er det bestemt også, uanset om det er første gang eller noget man er vant til at arbejde med.
Nogle gange er det sværeste at få hul på bylden. Hvor starter vi? Hvad er vigtigt at huske? Hvordan fordeler vi opgaverne og rollerne på arrangementet? – Forståeligt, hvis det er noget, man ikke gør så tit eller måske aldrig har prøvet før.
Kom godt fra start
Efter at have afviklet over 500 online arrangementer igennem de sidste syv år kan vi konstatere, at der ikke findes to ens arrangementer. Der er altid noget, som er lidt anderledes, selvom de som udgangspunkt lyder ens. Derfor findes der heller ikke en skabelon til at få succes på det online medie. Der er mange elementer, der skal tænkes ind og det kræver hårdt planlægningsarbejde at arrangere et velstruktureret arrangement.
Vi bruger selv omkring 85% af tiden på et online arrangement på at tilrettelægge det, så det kører så gnidningsfrit som overhoved muligt på dagen. Oplægsholderne er nøje instrueret i hvor lang tid de har og hvordan overgangene mellem talere, interaktioner og grupperum skal foregå. Vi, som enten værter eller tekniske facilitatorer guider deltagerne til at få den bedste oplevelse og styrer samtidig det online arrangement stramt men kærligt.
Og derfor er vores bedste råd også at begynde med at planlægge i god tid, så der er plads til de ændringer og justeringer der kommer hen ad vejen. For de kommer. Hvis du, ligesom mange andre under pandemien, har fået ansvaret for virksomhedens store, vigtige online arrangement, så begynd i god tid og lav en liste med alle de involverede parter, interaktioner og hvad der ellers skal med. Start med at få et overblik og gå så slavisk til værks, for der er mange ting, der skal på plads, selvom det er et online arrangement. Start i god tid og kom godt fra start.
Arrangementer af enhver art
For mange er det dog en uoverskuelig opgave og derfor kontakter de Wecademy. Vi er vant til at lave enhver form for online arrangement og har blandt andet lavet undervisningswebinarer, konferencer, bestyrelsesmøder, generalforsamlinger, temadage, hybride arrangementer og meget, meget mere. Vi går meget op i, at alt fremstår struktureret og professionelt, og at få involveret og engageret deltagerne på arrangementet, uanset om de sidder fysisk, online eller en blanding.
Vi ved, at kvaliteten af lyden på værter og oplægsholdere er afgørende på successen på arrangementet. Derfor holder vi altid to lydprøver med alle, der skal på med lyd. Vi godkender simpelthen ikke en lydprøve, der ikke lever op til vores høje standarder.
Vi sørger også for, at oplægsholdere og værter har et ordentligt billede, hvor vi kigger på lyset, kameravinklen og baggrunden, så rod eller dårligt lys ikke stjæler fokus fra oplægsholderens vigtige budskaber.
Og endelig sørger vi for guidelines til ALLE deltagere, så vi er sikre på, at alle kan komme med til det online arrangement, uden at skulle bøvle med teknik og få en dårlig oplevelse fra start af.
Derudover deler vi vores drejebog med vores medværter og oplægsholdere, hvor alt ned til mindste detalje er noteret, så vi har en helt klar struktur og køreplan for arrangementet.
Gør det lettere for dig selv
Lyder det som meget arbejde? Ja måske, men vores mangeårige erfaring siger os, at ovenstående er nødvendigt for at skille sig ud med professionelle og engagerende online arrangementer. Præcis ligesom et fysisk arrangement er der meget der står på spil, så det er afgørende at få det online arrangement tilrettelagt ordentligt. Vi hjælper dig gerne til, at dit arrangement også bliver en succes.
Kontakt os ved at klikke her, så tager vi en uforpligtende snak om dit arrangement.
Vi ses online!
