Varm velkomst, værtskab, interaktion og inddragelse. Det behøves bestemt ikke at være kedeligt, fordi det foregår online

I løbet af de sidste syv år har Wecademy beskæftiget sig med stort set alle former for online arrangementer. Tilbage i 2014 var det lidt sværere for mange at se de mange fordele ved den online platform. Det synspunkt har heldigvis ændret sig i dag. Dengang var det mest undervisning, møder og webinarer, som var det almindelige at bruge det online format til.

Der er sket meget siden og i dag er der nærmest ikke noget arrangement, der ikke kan afholdes online. Der er kommet godt gang i både konferencer, livestreamings og hybride arrangementer og folk er gode til at se de mange muligheder. Og netop på grund af vores mange år inden for feltet kan vi være med til at guide og vejlede i løbet af planlægningsprocessen, for at skabe det bedste online arrangement ud fra jeres behov, uanset om det er en virtuel konference, et vigtigt møde eller noget tredje.

En god start er vigtig

En ting vi ofte hører er, at online arrangementer hurtigt kan virke upersonlige, særligt lige til at starte med, hvor deltagerne logger ind og der godt kan opstå lidt ventetid. Vi opfordrer altid til også at huske den online køretid og bede deltagere om at møde et kvarter før start. Så kan dem, som mod forventning oplever problemer nå at få hjælp og samtidig er der en større chance for at starte som en stor samlet flok. 15 minutter kan virke som lang tid, men programmet kan bare være åbent i baggrunden.

Derudover sørger Wecademy altid for at spille noget stille musik og sætter samtidig forskellige præsentationer til at køre ude på forsiden, alt efter jeres ønske. På den måde kan I selv vælge hvilke informationer deltagerne skal have, eksempelvis dagens program, en lille video, information om virksomheden eller noget helt andet. Der er mange muligheder og det er en god måde at få delt informationer til mange på en gang. Vi sørger for at det bliver sat på og stopper det igen lige inden arrangementet starter. På den måde er der ingen akavet stilhed, nedtællingsure eller kedelige sorte skærme med navne på.

En varm velkomst til både deltagere og oplægsholdere

Efter at deltagerne har sat sig godt til rette og fundet deres plads, er det tid til at gå i gang. Alt efter jeres ønske, byder Wecademy velkommen til dagens online arrangement. En varm velkomst og en præsentation af dagens emne, oplægsholder osv. fra en person, der netop ikke er dagens oplægsholder, giver en helt anden oplevelse hos deltagerne. En følelse af noget ekstra. Et lille løft til arrangementet. Og det er sådanne tiltag der skal til, for at skille sig ud fra mængden i dag. For der bliver lavet og produceret rigtig mange online arrangementer i disse tider og derfor kan det være et godt træk ikke bare at følge med webinarstrømmen, men at adskille sig og virkelig vise man har tænkt på sine deltagere. Det er trods alt dem, der skal afsætte tid til arrangementet.

Sørg derudover for at holde deltagerne i hånden undervejs. Efter velkomsten og inden vi overlader ordet til oplægsholder eller facilitator, giver vi altid lige en teknisk introduktion til platformen og hvor de kan finde de mest nødvendige knapper henne. Et andet vigtigt punkt er nemlig tryghed hos deltagerne og det kan skabes både ved at yde teknisk support til dem der har problemer, men også ved at holde dem i hånden undervejs og forklare og guide dem undervejs.

De rigtige interaktioner på de rigtige tidspunkter

Som oftest er Wecademy en del af planlægningsfasen og her kan vi guide og vejlede i forhold til forskellige typer interaktioner. Som alt andet, så er det også det det online medie en balancegang. Med for lidt interaktioner undervejs risikerer du at miste deltagerne undervejs og med for mange kan det have den modsatte effekt og skabe irritation. Det handler også meget om hvilken type arrangement der er tale om. Men vi kan vejlede og komme med inputs ud fra vores erfaring og på den måde skabe de rigtige typer interaktioner undervejs og i en passende mængde.

Til selve det online arrangement, behøves I ikke engang at tænke på interaktionerne. Alt efter jeres ønske, så opretter vi interaktionerne og sætter dem i gang undervejs. Wecademy læser spørgsmål højt for deltagerne og spørg efterfølgende oplægsholder ind til resultaterne. Det skaber en anden dynamik og et bedre flow. På den måde opstår der ingen periode med akavet stilhed, mens oplægsholder venter på at deltagerne læser spørgsmålene og stemmer færdig.

(Ovenstående klip er fra en virtuel konference, som vi afviklede for Tillotts Pharma. Du kan læse mere om en virtuel konference her

Vi tager os af tekniske problemer, hvis der imod al forventning skulle opstå nogle

Som vi alle er bekendt med, sker der nogle gange uforklarlige ting på det online medie. Det kan være en deltager, som pludselig mister lyden, en præsentation der driller eller en video uden lyd. Wecademy har altid en tekniker tilknyttet vores online arrangementer, uanset om det er en stor virtuel konference eller et mindre online møde, der kan guide deltagere med problemer, uden at det forstyrrer resten af det online arrangement.

I forhold til video og præsentationer, så tilbyder vi at have al materiale som backup. Så hvis der sker noget uventet, behøves I ikke at gå i panik, Wecademy deler blot materialet for jer. På den måde opstår der ikke lange pauser, hvor I eller oplægsholder forsøger at løse problemet foran 2-3-400 deltagere.

En værdig afslutning på et fantastisk online arrangement

Efter en masse gode og spændende oplæg, er det tid til at runde af og sige tak for denne gang. Men inden I slipper deltagerne helt, kan det være en god idé at suge det sidste information ud af dem, i form af en evaluering. Wecademy anbefaler altid en evaluering, da det er den eneste måde at se på, om deltagerne var tilfredse og om formatet var passende. Hvis I ønsker det, opretter vi evalueringen med jeres ønskede spørgsmål, sætter dem i gang og på samme måde som tidligere, sørger for et godt flow.

Når både vi og I har sagt de afsluttende ord, sætter vi igen noget stille og rolig musik på og en præsentation, hvor I kan give deltagerne de afsluttende informationer, eksempelvis kontaktinformationer, kommende arrangementer eller noget tredje.

Kontakt os her, hvis vi også skal løfte dit kommende online arrangement.