Wecademys afvikling af online konference

Uanset størrelsen på dit online arrangement, er det en stor udfordring, hvis du ikke har prøvet det før. Og selv hvis du er 100-meter mester i det online univers, kan der være andre ting, som eksempelvis tid og prioritering der gør, at det alligevel kan være en god idé at alliere sig med professionelle.

Projektledelse af en online konference

Jens og Jasmin er ansat som konsulenter i en mellemstor Dansk virksomhed. De arbejder i forvejen med ret alsidige arbejdsopgaver men har nu fået at vide, at de også lige, imellem deres andre arbejdsopgaver, skal planlægge en online konference for virksomheden.

Men hvor søren starter man henne, og hvordan skal det klemmes ind mellem de andre opgaver? Konferencen har en deadline, så de sal ret hurtigt ud af starthullerne.

 

Et scenarie, vi ofte støder på

Selvom mange har planlagt og afholdt fysiske arrangementer, er der stor forskel, når arrangementet skal afholdes online. Jens og Jasmine indser hurtigt, at de har brug for hjælp, for at komme ordentligt i mål med virksomhedens vigtige konference og derfor kontakter de Wecademy.

Efter en grundig gennemgang af deres arrangement, tager Wecademy over på projektet og fordeler ansvarsområderne. Jens og Jasmine skal nu blot fokusere på at finde de rigtige oplægsholdere, få delt informationen omkring deres online konference og udarbejde en foreløbig køreplan for konferencen.

Wecademy går efterfølgende i gang med at koordinere med de forskellige involverede parter og får styr på alle de små, men yderst vigtige detaljer i planlægningsfasen. Vi holder gennemstillingstest med alle oplægsholdere, så teknikken ikke bliver en barriere.

Hvordan skal konferencen afholdes?

Igennem en dialog med Jens og Jasmine finder Wecademy frem til den platform, der giver bedst mening til konferencen, hvilke rammer det skal afholdes i og om det skal være 100% online, hybridt eller livestreames via et studie.

Da det er en vigtig online konference for virksomheden, betyder det meget at de får nogle professionelle rammer og en flot indpakning til deres indhold. De vælger derfor at bruge Wecademys studie til at afholde konferencen fra.

På den måde er de også 100% sikre på, at de ikke skal bekymre sig om alt det tekniske. Det tager Wecademy sig af. Vi sender udførlige guidelines til alle tilmeldte deltager, så ingen har problemer med at deltage, uanset alderen. Derudover sidder Wecademy klar med teknisk support, både via telefon og chatten på selve afviklingsdagen.

Under selve konferencen

Under selve afviklingen, som er resultatet af en lang koordinering mellem utallige parter, sørger Wecademy for, at alting forløber gnidningsfrit. Vi tager os af alle deltagere undervejs og sikrer, at alt det tekniske fungerer. 30 minutter inden start mødes vi med alle oplægsholdere en sidste gang og sikrer, at deres lyd, lys og baggrund fungerer optimalt. Så er alle helt klar, når konferencen går i gang. Samtidig sidder vi lar med teknisk support til alle deltagerne og backup af materialet til oplægsholdere, hvis uheldet skulle være ude. Wecademy er din usynlige samarbejdspartner, der sikrer din online succes.

Jens og Jasmine ønskede at den online konference skulle optages, så Wecademy sender efterfølgende en mp4 fil i høj kvalitet, så konferencen eller dele af den kan bruges senere.

Hvor meget tager Wecademy sig af?

Det varierer meget fra afvikling til afvikling, hvor meget virksomheden ønsker at Wecademy skal varetage. Vi kan være ren teknisk ansvarlige eller stå for hele den overordnede proces.

Se videoen herunder og hør om nogle af de mange ting, som Wecademy kan fjerne fra dine skuldre.

Skal vi hjælpe med at løfte og afvikle dit næste online arrangement?

Udfyld kontaktformularen herunder, så kontakter vi dig snarest muligt til en uforpligtende snak om dit arrangement.

Kontakt WECADEMY - lad os starte samarbejdet med et online møde.

Adresse

Landsdækende service

 

Åbningstider

M-F: 8:30 – 16:00
L-S: Lukket

Tilmeld dig vores nyhedsbrev

Støtter